Управление персоналом

Мы вели кадровый учет в Excel. В какой-то момент наша база данных переполнилась. Например, в таблице приема на работу на каждый вид персональных данных приходился отдельный столбец, и таких столбцов 30, а сотрудников — 1 000. Excel стал подтормаживать. Мы решили внедрить Saby. Выбрали Тензор из 10 компаний за оперативность и внимание. Менеджеры моментально назначили видеовстречу, исследовали нашу проблему и дали тестовый доступ. Мы обработали несколько анкет, и нам понравилось. Здесь легко заполнять документы. В некоторых учетных системах, чтобы отредактировать документ, нужно обращаться к специалистам, и не бесплатно. В Saby любой человек может внести изменения в файл без менеджеров и техподдержки. И главное — система не подлагивает, работает быстро. Классный бонус от Saby — мобильное приложение и на iOS, и на Android. Все задачи мы видим там, и нет необходимости сверяться с компьютером.

В Saby мы занимаемся подбором персонала и ведем кадровый учет. Удобно, что оба процесса можно вести в одном месте. Что касается подбора, то, во-первых, нравится, что в Saby можно зафиксировать все стадии работы по вакансиям и кандидатам. Это позволяет отследить, когда и почему кандидат «отвалился». Во-вторых, прямо из Saby можно публиковать объявления на рекрутинговые порталы. В-третьих, в Saby собирается архив. Можно легко понять, был ли ранее человек на собеседовании и как себя показал.

Мы уже пользовались Saby, когда менеджер предложил попробовать сервис «HR-портал». На тот момент статистику по подбору кадров вели в Excel, вакансии публиковали на рекрутинговых сайтах вручную, а все резюме хранили на компьютере. Теперь задача на поиск сотрудника приходит от руководителя с уже заполненными требованиями, я публикую вакансию на hh.ru прямо из Saby. Резюме кандидатов скачиваю и загружаю в Saby — автоматически создается карточка кандидата. Удобно вести и дальнейшую работу: история коммуникаций сохраняется, можно прикрепить результаты тестового задания или собеседования.

Наша компания растет: в 2022 году в филиале было около 60 сотрудников, а к концу 2023 года штат вырос до 192 человек. Хотим привлекать новые кадры, а для удобства приобрели сервис подбора персонала в Saby. Благодаря системе мы упростили процесс согласований. Когда открывается новая вакансия, она автоматически проходит все этапы проверки руководителей. Очень удобная штука — согласование оффера. Руководитель просматривает его и заверяет электронной подписью, и только потом мы отправляем предложение кандидату. Онлайн-собеседования с претендентами тоже проводим в системе. А еще в Saby мы анализируем работу рекрутеров. Отчеты показывают необходимые данные по статистике, например количество открытых и закрытых вакансий.

Когда я пришел в компанию, коллеги работали на неспециальном софте: вручную разбирали анкеты кандидатов, сводили в таблицах — процесс был рутинным. Я решил автоматизировать поиск и организовать полноценный HR‑менеджмент с аналитикой работы и кадровым электронным документоборотом. Внедрил в компанию Saby Подбор персонала и получил то, что хотел. Работаю в одном окне: собираю резюме, общаюсь, звоню по видео. Отклики с сайтов загружаются автоматически, а я отбираю подходящие и согласовываю с нанимающими менеджерами. Связываюсь с кандидатами в WhatsApp из Saby: отправляю ссылки на видеовстречи и офферы. Система предлагает шаблоны офферов и аналитику подбора кандидатов. А чтобы было проще подписывать документы удаленно, тестируем Saby КЭДО. Сервисы оптимизируют процессы и избавляют от рутины.

В Saby мы автоматизировали подбор персонала. Раньше приходилось печатать резюме c сайтов и делать пометки на бумаге. Часть информации терялась, папки копились. Инженеры Saby установили нам сервис «HR-портал». Менеджеру поступает заявка на подбор, он публикует вакансию и, когда соискатель откликнулся, создает в Saby карточку кандидата. Из резюме на сайте в Saby автоматически подгружаются его личные данные. Вся история взаимодействий с кандидатом — созвоны, переписка, результаты собеседования — сохраняется в Saby.

Подбирать сотрудников вручную стало проблемно для нас: резюме разбросаны по компьютерам менеджеров. Иногда диалог с кандидатом не сохраняется, приходится повторно общаться. Работать в 1С не получилось, там нельзя автоматизировать нужные нам HR-процессы. Но с этим справился Saby. В систему загружаем резюме, и посмотреть может любой менеджер. Руководитель отдела создает заявку на вакансию, согласовывает с руководством, направляет директору по персоналу, а он назначает менеджера-исполнителя — все внутри системы. Отклики с hh.ru автоматически загружаются в Saby. Интересные резюме привязываем к вакансии и продвигаем по воронке. Все ее этапы отмечаем в системе, видим, что нужно сделать дальше. Внедряем рассылки из Saby в WhatsApp, настраиваем Sabyофон для звонков. Директор уже может анализировать работу менеджеров, но мы хотим наладить полную статистику в сервисе. Надеемся, что Saby сможет реализовать наши дальнейшие планы по автоматизации подбора персонала.

Спасибо Saby за возможность загружать резюме с рекрутинговых сайтов, и особенно — за видеособеседования. Чтобы разговор состоялся, кандидату не нужно где-то регистрироваться и что-то скачивать. Он просто переходит по ссылке из письма, и менеджеру сразу поступает входящий видеозвонок. Этот звонок можно записать, и он сохранится в карточке кандидата как событие. Все события можно отфильтровать по сотруднику и увидеть, кто и сколько раз позвонил за день. Таким образом в Saby удобно контролировать каждого HR-менеджера, определять его KPI.

Saby помог нам сделать работу HR-службы прозрачной. Раньше было непонятно, каких кандидатов уже рассмотрели, сколько их было, почему отказали. Этой информацией владел только ответственный менеджер, она никак не фиксировалась. Теперь в Saby по каждой вакансии ведется история работы: кто откликнулся, кто понравился, с кем поговорили, с кем еще нет. Новые резюме можно «перетащить» в Saby пачкой — система сама распознает формат, определит дубликаты, сформирует карточки кандидатов и прикрепит к вакансии. После собеседования в карточке можно сохранить оценки человека, насколько он активен, коммуникативен, стрессоустойчив. Все это позволяет не только легко передать вакансию от одного менеджера другому, но и проконтролировать, не упустили ли хорошую кандидатуру.

Год назад нам потребовалось готовое решение по КЭДО. Мы работаем в IT-сфере, многие сотрудники — удаленно. Выбрали Saby: понравилась идея подписания документов двумя сторонами (работником и руководителем) электронно. Трудовой договор, заявления, приказы, инструкции завожу на сотрудника уже при приеме на работу. Создаю документы прямо в программе по шаблонам. Особенно нравится, что при вводе, например, больничного по беременности и родам Saby автоматически формирует все необходимое: заявление сотрудника, приказ, выход с больничного. В личном кабинете можно все быстро подписать, после чего я сразу отправляю все в ФСС.

У нас 3 магазина, в каждом по 5 сотрудников – итого 15. За всеми не уследишь, поэтому вопрос по контролю рабочего времени был очень актуален. Рассматривал разные системы и изначально думал про proximity-карты. Но выбрал отпечаток пальца – это надежнее, его не передашь, как карточку, чтоб за тебя «пиликнули». Плюс цена очень порадовала. Раньше терминал стоил 28 000р, сейчас в Saby я купил за 11 300р. В итоге я в восторге от аппарата, от сервиса. Во многих моментах разобрался сам: настроил контроллер ZKTeco SF300, установил графики сотрудников. Пока работники не очень организованы. С утра все отмечаются, а вечером уже забывают. Предупреждения не работают, значит, будем наказывать рублем.

Личные кабинеты Saby есть у всех наших офисных сотрудников. Там они оформляют отгулы, отпуска и больничные. Если работнику требуется отгул, он отмечает в рабочем календаре время, когда нужно уйти. Запрос прилетает в мой Saby, я его согласовываю, а сотруднику остается подписать электронной подписью. Сотрудники успешно разобрались, как работать, — долго учиться не пришлось. Зарплаты мы тоже рассчитываем в Saby по табелю — в конце месяца он формируется автоматически.

Наши сотрудники часто ездят в командировки. Раньше для согласований использовали Excel, e-mail и почту. Оформление одного приказа длилось неделями и занимало больше времени, чем сама поездка. Теперь все проходит за 1 день. Saby сам вычисляет согласующих руководителей, и документ быстро идет по готовому маршруту. Сотрудники подписывают его электронными подписями. Перед стартом нам провели краткое обучение. После этого мы без загвоздок заменили бумажное согласование на электронное и для других документов: отпусков, авансовых отчетов, представительских расходов, удержаний из зарплаты.