Электронный документооборот

Сбербанк имеет широкую территориальную сеть, мы получаем большое количество документов по услугам ЖКХ. Внедрение Saby помогло организовать точную адресацию документов. Каждому филиалу в Saby присвоен уникальный код. Поставщик указывает его при выгрузке документов или выбирает его в интерфейсе Saby. Документы приходят сразу в филиал. Чтобы документы попали в нужное отделение, даже если поставщик не указал код, в Saby можно привязать контрагентов к конкретным сотрудникам. Кроме того, через Saby мы настроили роуминг с другими операторами ЭДО, что расширило круг контрагентов.

У ВкусВилл большой оборот документов внутри компании — 30000 в сутки. И с каждым днем «бумаг» становится больше. Именно поэтому мы перешли в электронную систему. В кратчайшие сроки (1,5 месяца) инженеры Тензора внедрили и настроили ЭДО. Кроме всего, работизировали его, то есть разработали в рамках своей платформы Saby модифицированную RPA-технологию. Последнее нам необходимо для ускорения процесса подписания документов. У нас 14000 сотрудников, ответственных за перемещение товара. Заказ, подтверждение, приемка — везде нужно ставить подпись. Saby упростил процесс, каждый документ — на контроле. Сейчас фактически вместо сотрудника трудится робот. Его функционал — «загрузка — подпись одним сотрудником — подпись другим — выгрузка». При этом схема юридически законна за счет того, что мы используем не ПЭП, а НЭП. Робот здесь равен человеку, только в разы больше скорость и меньше ошибок. Специалисты Тензора умеют реализовывать большие проекты со сложным механизмом и в этом мы убедились сами.

Мы используем Saby для доставки бизнес-клиентам отчетных документов в электронном виде. На сегодняшний день это один из самых быстрых и надежных способов передачи юридически значимой документации. Выставленные счета доступны клиентам по всей стране уже в день их формирования. А с учетом наших объемов это также значительное сокращение как человеческих ресурсов, так и затрат на доставку бумажных документов. Функционал системы также позволил нам выстроить процесс обслуживания клиентов по люьому типу обращений без визита в офис.

Мы используем измененную конфигурацию 1С, и стандартная интеграция с Saby не работает. Но при этом служба безопасности не дает доступ сторонним лицам в нашу 1С. По скриншотам, устным объяснениям Тензор помог нашим специалистам интегрировать Saby и 1С, чтобы документы отправлялись из 1С напрямую. Сейчас Saby рассылает разные пакеты документов как стандартные (акт + счет-фактура), так и нестандартные. Например, мы используем пакет из отчета агента, акта и счета-фактуры на агентское вознаграждение. Xml-формы отчета агента не было в Saby. Ее сделали и добавили специально для нас, чтобы мы могли заполнять и редактировать ее прямо в системе.

Группа «М.Видео-Эльдорадо» ежегодно осуществляет более 3 млн. доставок. Поэтому нам важно, чтобы все логистические процессы работали эффективно, а покупатели получали любой товар максимально быстро. Для этого мы с большинством наших логистических партнеров перешли на электронный документооборот. Акты выполненных работ, счета-фактуры, претензии, информационные письма мы получаем через Saby. Это удобный сервис, которым легко пользоваться. Наши партнеры без проблем подключаются и в короткие сроки начинают работу. Подход позволяет значительно экономить ресурсы, быстрее осуществлять расчеты и, конечно, экоответственными, расходуя меньше бумаги.

В первую очередь мы перевели в электронный вид расчетные документы с клиентами, повысив уровень сервиса. Теперь многие из них получают документы в день отправки, без вероятности потери. Вторым этапом реализовали получение юридически значимых документов от поставщиков. Коллеги из Тензора принимали непосредственное участие в разработке регламента по электронному согласованию входящих документов в Saby. Последующим этапом была проведена совместная работа по интеграции учетной системы R12 и Saby. На сегодня сотрудничество продолжается, предстоит еще много сделать по переводу контрагентов на новые электронные сервисы.

В нашей компании часто появляются новые товароведы, которым нужно выдавать МЧД. Благодаря Saby нам не приходится оформлять доверенности в налоговой. Все делаю в системе: захожу в документы, заполняю данные сотрудника, даю ему права на подписание определенных документов. Как правило, документация всегда одна и та же, а подписание специфических документов согласуем с руководством. Иногда контрагенты запрашивают у нас МЧД. Мы легко выгружаем доверенность из Saby и отправляем им. Все интуитивно понятно.

Наши клиенты - энергосбытовые компании. Мы создали для них систему расчета потребляемых услуг юрлицами и формирования документов по ним. А вот документооборота у нас не было. Тензор предоставил документированный, удобный программный интерфейс для интеграции Saby и СТЕК. Благодаря этому мы добавили модуль СТЭК ЭДО. Saby по умолчанию выступает оператором электронного документооборота и позволяет нашим клиентам отправлять документы и видеть их статусы прямо в СТЕК. Интеграция позволяет просматривать карточки электронных документов и электронную подпись на них в Saby. Мы в своей системе показываем ссылки на документ. Клик по ссылке открывает карточку в Saby.

У нас доверенности курирует один сотрудник, другим нужно было записываться к нему на прием, ехать в офис и стоять в очереди. Мы хотели найти такой инструмент, который позволил бы выдавать МЧД электронно. И мы нашли этот сервис в системе, в которой уже работаем: в Saby. Теперь доверенности и другие электронные документы оформляем онлайн. Не нужно ничего распечатывать и выезжать в офис. Чтобы выдать машиночитаемую доверенность, достаточно завести на сотрудника карточку и заполнить информацию. А если истек срок МЧД, легко продлить ее. Удобно, что в системе под именем каждого сотрудника указано, где он может использовать свою электронную подпись: на госпорталах или в ЭДО.

Сначала в Saby мы только принимали документы от поставщиков за аренду каналов вещания. Выбрали его, так как большинство наших контрагентов уже пользовались Sabyом. Отправлять документы даже не планировали, пока не поняли, что так быстрее и дешевле. Раньше отправкой первичных документов для 1000 компаний занимались 4 бухгалтера. Акт, счет, фактура – это 3 000 документов в месяц. Теперь их отправляет всего 1 сотрудник прямо из 1С, в которую интегрирован Saby. Документы автоматически подписываются ЭП, формируются в пакеты и разлетаются по контрагентам. Более половины контрагентов получают документы тоже в Saby, а остальные в своих системах через роуминг. с Saby охватили всех.

Мы начали работать с ЭДО в Saby, когда этот проект был еще пилотным. Изначально работа была в несколько этапов: формирование в оффлайне, заливка на сервер. Сейчас Saby интегрирован в конфигурацию 1С. Мы видим все отправленные документы и их историю – куратор организации контролирует, какие документы ушли, их статус, есть ли по ним возражения, комментарии. Среди клиентов много малых компаний. Важно не перегружать их дополнительным ПО. Поэтому документы они получают прямо в своем личном кабинете, а подписывают их облачной подписью. Сервис нам настолько нравится, что мы даже не знаем, что можно предложить для его улучшения!

Уже 2 года отправляем все платежно-расчетные документы клиентам в Saby - всего один сотрудник справляется с этой задачей за минуты. Saby поддержал как нашу индивидуальную визуализацию счетов и актов, так и форму абонентского договора для упрощения подключения новых компаний. Согласование оплат за связь, «коммуналку» и рекламу свелось к подписанию актов прямо в Saby. На нашем сайте мы агитируем клиентов начать обмен документами с нами. А Saby предоставляет страницу входа в систему с нашим логотипом и с видео-инструкциями по работе, чем помогает начать документооборот с теми, кто еще не подключен.

Мы выбрали Saby ЭДО, потому что им пользовались уже многие наши клиенты. Интегрировали Saby и 1С готовым модулем за несколько часов и на следующий день уже отправляли документы клиентам. В Saby у нас работает 3 человека – кто-то с отчетностью, кто-то с документами. Saby разделяет доступ сотрудников к информации в нашем кабинете, чтобы каждый занимался только своей работой. От нас в Saby клиенты получают акты, счета-фактуры и счета на оплату. Все документы уходят единым пакетом – экономим на отправке.

В бумаге документы шли 3-4 дня. А в случае корректировок – в два раза дольше. На этот срок оплаты некоторых клиентов задерживались, так как платят они после получения документов . В Saby они видят документы прямо в день отправки. 1С у нас формирует нестандартный акт с номером из ERP системы и счет-фактуру с юридическим адресом, подтянутым из ERP. Saby без труда визуализирует эти документы и выгружает из 1С в xml-формате. Сейчас документооборот в каждом филиале самостоятельный. с Saby в скором времени мы начнем отправлять электронные документы централизовано. Это увеличит нашу экономию на ЭДО еще на 300 000 руб. в месяц на выдаче ЭП и обучении работе с документами новых специалистов.

Работать в Saby нас пригласил российский заказчик. Ему было легче так работать с документами, и я согласился. По итогу это оказалось удобным и для меня: работать с электронной подписью проще, сам процесс поставок товаров ускорился. Мне помогли зарегистрироваться в личном кабинете, после чего я уже мог сам отправлять счета-фактуры и другие сопроводительные документы. В Saby нравится пользоваться шаблонами и архивом, где можно хранить сканы бумажных документов вместе с электронными. Также скачал мобильное приложение, чтобы не зависеть от ПК. Одним словом, ЭДО показал себя хорошо. Я его коллегам буду предлагать, чтобы они тоже попробовали.

Наши клиенты - по всей России. Рассылка документов почтой стоила дорого. При переходе на ЭДО в Saby отправка 1 документа стала дешевле в 5 раз. В Saby даже в стандартный формат документа можно добавить нестандартные элементы. В нашем случае это логотип. Saby поддерживает разные форматы: акты, счета-фактуры мы отправляем в xml, а договоры оферты в pdf. Через 4 дня после начала интеграции с 1С и доработки документов мы уже начали отправку документов. Клиенты часто задают вопросы по документам, особенно по договорам оферты. Чтобы быстро отвечать и всегда быть на связи для клиентов, переписываемся с ними прямо в Saby – по каждому документу создается привязанный к нему диалог.

Наша компания - это географически распределенный холдинг: мы работаем в Центральной России, Приморье, на Алтае, Камчатке… Между центральной компанией и дочерними предприятиями происходит довольно большой документооборот. Поэтому было принято решение о переходе на ЭДО, и наша компания выбрала Saby. На практике убедились, что начать работу в Saby просто: скачали обработку для 1С, настроили по инструкции, провели пилот внутри компании и начали работать. Причем, большинство авиакомпаний, с которыми мы сотрудничаем, уже работали в Saby. На данный момент 95% документооборота Аэрофьюэлз Интернешенел идет через Saby.

Когда назрела необходимость перехода на ЭДО, основным запросом стала интеграция с нашей учетной системой SAP. Для этого мы воспользовались готовым модулем — Saby Сапер. Это решение сертифицировано SAP, поэтому интеграция прошла быстро и безопасно. Это было проще и выгоднее разработки с нуля. Сотрудники «Тензора» готовы отработать самый сложный запрос. Они разработали англоязычные инструкции, видео инструкции для того, чтобы наши иностранные учредители поняли, зачем им Saby, за что они платят. Теперь после автоматизации массовой отправки и приема документов в SAP на одном заводе, планируется внедрение Saby и на новых производствах.