Управление персоналом

Наша компания растет: в 2022 году в филиале было около 60 сотрудников, а к концу 2023 года штат вырос до 192 человек. Хотим привлекать новые кадры, а для удобства приобрели сервис подбора персонала в Saby. Благодаря системе мы упростили процесс согласований. Когда открывается новая вакансия, она автоматически проходит все этапы проверки руководителей. Очень удобная штука — согласование оффера. Руководитель просматривает его и заверяет электронной подписью, и только потом мы отправляем предложение кандидату. Онлайн-собеседования с претендентами тоже проводим в системе. А еще в Saby мы анализируем работу рекрутеров. Отчеты показывают необходимые данные по статистике, например количество открытых и закрытых вакансий.

Saby помог нам сделать работу HR-службы прозрачной. Раньше было непонятно, каких кандидатов уже рассмотрели, сколько их было, почему отказали. Этой информацией владел только ответственный менеджер, она никак не фиксировалась. Теперь в Saby по каждой вакансии ведется история работы: кто откликнулся, кто понравился, с кем поговорили, с кем еще нет. Новые резюме можно «перетащить» в Saby пачкой — система сама распознает формат, определит дубликаты, сформирует карточки кандидатов и прикрепит к вакансии. После собеседования в карточке можно сохранить оценки человека, насколько он активен, коммуникативен, стрессоустойчив. Все это позволяет не только легко передать вакансию от одного менеджера другому, но и проконтролировать, не упустили ли хорошую кандидатуру.

Подбирать сотрудников вручную стало проблемно для нас: резюме разбросаны по компьютерам менеджеров. Иногда диалог с кандидатом не сохраняется, приходится повторно общаться. Работать в 1С не получилось, там нельзя автоматизировать нужные нам HR-процессы. Но с этим справился Saby. В систему загружаем резюме, и посмотреть может любой менеджер. Руководитель отдела создает заявку на вакансию, согласовывает с руководством, направляет директору по персоналу, а он назначает менеджера-исполнителя — все внутри системы. Отклики с hh.ru автоматически загружаются в Saby. Интересные резюме привязываем к вакансии и продвигаем по воронке. Все ее этапы отмечаем в системе, видим, что нужно сделать дальше. Внедряем рассылки из Saby в WhatsApp, настраиваем Sabyофон для звонков. Директор уже может анализировать работу менеджеров, но мы хотим наладить полную статистику в сервисе. Надеемся, что Saby сможет реализовать наши дальнейшие планы по автоматизации подбора персонала.

Мы вели кадровый учет в Excel. В какой-то момент наша база данных переполнилась. Например, в таблице приема на работу на каждый вид персональных данных приходился отдельный столбец, и таких столбцов 30, а сотрудников — 1 000. Excel стал подтормаживать. Мы решили внедрить Saby. Выбрали Тензор из 10 компаний за оперативность и внимание. Менеджеры моментально назначили видеовстречу, исследовали нашу проблему и дали тестовый доступ. Мы обработали несколько анкет, и нам понравилось. Здесь легко заполнять документы. В некоторых учетных системах, чтобы отредактировать документ, нужно обращаться к специалистам, и не бесплатно. В Saby любой человек может внести изменения в файл без менеджеров и техподдержки. И главное — система не подлагивает, работает быстро. Классный бонус от Saby — мобильное приложение и на iOS, и на Android. Все задачи мы видим там, и нет необходимости сверяться с компьютером.

В Saby мы занимаемся подбором персонала и ведем кадровый учет. Удобно, что оба процесса можно вести в одном месте. Что касается подбора, то, во-первых, нравится, что в Saby можно зафиксировать все стадии работы по вакансиям и кандидатам. Это позволяет отследить, когда и почему кандидат «отвалился». Во-вторых, прямо из Saby можно публиковать объявления на рекрутинговые порталы. В-третьих, в Saby собирается архив. Можно легко понять, был ли ранее человек на собеседовании и как себя показал.

Спасибо Saby за возможность загружать резюме с рекрутинговых сайтов, и особенно — за видеособеседования. Чтобы разговор состоялся, кандидату не нужно где-то регистрироваться и что-то скачивать. Он просто переходит по ссылке из письма, и менеджеру сразу поступает входящий видеозвонок. Этот звонок можно записать, и он сохранится в карточке кандидата как событие. Все события можно отфильтровать по сотруднику и увидеть, кто и сколько раз позвонил за день. Таким образом в Saby удобно контролировать каждого HR-менеджера, определять его KPI.

Мы уже пользовались Saby, когда менеджер предложил попробовать сервис «HR-портал». На тот момент статистику по подбору кадров вели в Excel, вакансии публиковали на рекрутинговых сайтах вручную, а все резюме хранили на компьютере. Теперь задача на поиск сотрудника приходит от руководителя с уже заполненными требованиями, я публикую вакансию на hh.ru прямо из Saby. Резюме кандидатов скачиваю и загружаю в Saby — автоматически создается карточка кандидата. Удобно вести и дальнейшую работу: история коммуникаций сохраняется, можно прикрепить результаты тестового задания или собеседования.

В Saby мы автоматизировали подбор персонала. Раньше приходилось печатать резюме c сайтов и делать пометки на бумаге. Часть информации терялась, папки копились. Инженеры Saby установили нам сервис «HR-портал». Менеджеру поступает заявка на подбор, он публикует вакансию и, когда соискатель откликнулся, создает в Saby карточку кандидата. Из резюме на сайте в Saby автоматически подгружаются его личные данные. Вся история взаимодействий с кандидатом — созвоны, переписка, результаты собеседования — сохраняется в Saby.

Когда я пришел в компанию, коллеги работали на неспециальном софте: вручную разбирали анкеты кандидатов, сводили в таблицах — процесс был рутинным. Я решил автоматизировать поиск и организовать полноценный HR‑менеджмент с аналитикой работы и кадровым электронным документоборотом. Внедрил в компанию Saby Подбор персонала и получил то, что хотел. Работаю в одном окне: собираю резюме, общаюсь, звоню по видео. Отклики с сайтов загружаются автоматически, а я отбираю подходящие и согласовываю с нанимающими менеджерами. Связываюсь с кандидатами в WhatsApp из Saby: отправляю ссылки на видеовстречи и офферы. Система предлагает шаблоны офферов и аналитику подбора кандидатов. А чтобы было проще подписывать документы удаленно, тестируем Saby КЭДО. Сервисы оптимизируют процессы и избавляют от рутины.

В командировки ездят менеджеры по продажам, медицинские консультанты и руководители: за 10 месяцев было 747 выездов. В основном ездим по России на встречи с клиентами. Иногда выезжаем за границу на международные оптические выставки. За одну командировку можем посетить несколько точек. Например, менеджер выезжал в Пермь и Ижевск — там у клиента сеть клиник. В Saby все точки проставляем в одном документе и корректируем даты выезда — очень удобно. Все оформляем автоматически: согласовываем с руководителем, формируем бюджет, проверяем долги по предыдущим командировкам, проставляем дату, место, цель, сведения о партнерах. Система сама формирует приказ и направляет на подпись сотрудникам и финдиректору. Все подписываем электронно, а потом выгружаем заверенный приказ. Система отлажена, и сбоев не бывает. Поэтому Saby — наш главный рабочий инструмент.

В регионах у нас много обособленных подразделений, при этом кадровое делопроизводство ведется в головном офисе в Йошкар-Оле. Много времени уходит на отправление кадровых документов почтой в головной офис. Чтобы ускорить этот процесс, было принято решение перейти на ЭДО. Сейчас мы работаем в Saby в интерфейсе другой учетной системы, кадровые документы подписываются ЭП: не надо ждать, когда поступят бумажные документы от сотрудников из других городов. Учитывая, что у разработчика это новый проект, я считаю, что внедрение прошло успешно, сервис работает исправно. Конечно, не обошлось без ошибок, но техподдержка оперативно решала возникшие проблемы. Отмечу работу Ивана Дурова, который доступно объяснил преимущества на демоверсии и убедил выбрать Saby, а также оказал поддержку на этапе внедрения. У меня остались пожелания усовершенствования системы, которые, надеюсь, реализуют в ближайшее время.

До Saby вели бумажный документооборот, обменивались файлами по почте. Это было крайне неудобно, ведь наши региональные представители работают в 56 городах разной удаленности. Из-за долгой пересылки мы теряли время. В Saby мы уже работали по договорным документам, решили здесь же подключить КЭДО. И все стало проще: в системе выпускаем для сотрудников неквалифицированную электронную подпись и начинаем электронный обмен. И это в несколько кликов. В одном окне подписываем трудовые договора и приказы, заверяем отпуска. Очень помогает мобильное приложение. В нем мы можем и подать заявление на отпуск, и обработать запросы документов.

GetResponse — международная компания. В России — 30 сотрудников, большая часть из которых работает в разных регионах. Именно поэтому 1,5 года назад встал вопрос о подключении КЭДО. Но не каждый провайдер может функционировать на Macintosh. Saby же спокойно устанавливается на технику Apple, на которой мы трудимся. Ежемесячно мы отправляем десятки документов — приказы, заявления, дополнительные соглашения, — работникам компании через программу. Она позволила нам значительно сэкономить бюджет и время на курьерских доставках. Особенно это пригодилось, когда надо было срочно оформить коллеге декретный отпуск. Сейчас мы думаем подключить также модуль интеграции с 1С, чтобы не вбивать информацию и не загружать документы вручную.